Na tejto stránke nájdete okrem sekcie "Rýchly štart - ako začať" aj odpovede na najčastejšie kladené otázky od našich užívateľov. V prípade, ak potrebujete ďalšiu pomoc, môžete nás kontaktovať:
telefonicky na čísle: 0907 634 317 ( Pon-Pia, 9:00 - 15:00 )
online chat (využite chat box v pravom dolnom rohu)
Rýchly štart - ako začať
Ak začínate pracovať s programom 1. krát, zvoľte si najprv spôsob, ktorým budete ďalej postupovať :
A. Rýchly spôsob
B. Komplexný spôsob
A. Rýchly spôsob pracuje len s odhadmi príjmov a výdavkov na budúce obdobie. Je vhodný napríklad v prípade:
Pri tomto spôsobe treba vykonať pri:
Poznámka
Ak máte k dispozícii údaje za uplynulých 12 mesiacov, pri krokoch 2 a 3 doporučujeme využiť tzv . automatický spôsob generovania položiek, čím sa celý postup výrazne zrýchly a zjednoduší.
B. Komplexný spôsob využíva okrem odhadov príjmov a výdavkov aj aktuálne pohľadávky a záväzky. Je presnejší a poskytuje reálnejší obraz o budúcom vývoji Cash Flow. Je vhodný napríklad ak :
Pri tomto spôsobe treba vykonať pri:
Upozornenie
Skôr ako začnete s prípravou prognózy prosím skontrolujte, na akú firmu ste aktuálne nastavený (Nastavenia > Databáza > Aktívna ). Dvojklikom na položku v stlpci "Partner" si názov firmy viete upraviť. Názov firmy s ktorou aktuálne pracujete je uvedený vždy v záhlaví prognózy (30,90,365) .
(1a) Kliknite na ikonu prognózy "30" v ľavej hornej časti obrazovky. Zadajte dátum, ku ktorému má prognóza začať. V prípade , ak chcete aby prognóza vždy automaticky začínala v aktuálny deň označte " Vždy použiť aktuálny dátum".
(1b) V hornom menu kliknite na ikonu "Počiatočný stav" . V editačnom okne vyberte dátum, ku ktorému budú zadané počiatočné stavy finančných prostriedkov .
(1c) Kliknite na tl. <Pridaj položku> a doplňte názvy a stav finančných prostriedkov (zostatok) ku dňu začiatku prognózy pre :
(1d) Klikom na ikonu prognózy "30" (resp. 90,365 podľa licencie) sa Vám zobrazí prognóza, v ktorej nájdete zadané počiatočné hodnoty.
Upozornenie
Dátum začiatku prognózy a dátum pre počiatočný stav majú byť zhodné, v opačnom prípade Vás program na to upozorní.
V prípade, ak v priebehu niekoľkých dní reálne nedošlo k zmene stavu finančných prostriedkov v banke alebo pokladni, nie je potrebné neustále aktualizovať dátum pre počiatočný stav a túto informáciu berte len ako upozornenie.
(2a) Kliknite na ikonu "Opakované príjmy" v hornom menu.
V tomto kroku je potrebné zadefinovať potenciálne príjmy, ktoré sa s určitou frekvenciou budú v budúcnosti vyskytovať. Ide predovšetkým o :
Položky môžete zadefinovať 2 spôsobmi:
A. Automaticky
B. Manuálne
A. Automatický spôsob vygeneruje odhad opakovaných príjmov podľa odberateľov na budúcich 12 mesiacov podľa skutočnosti za uplynulých 12 mesiacov ( resp.obdobie ktoré presne zadáte). Ako zdroj informácii slúži kniha vydaných faktúr (KVF) v Excel formáte (KVF nie je nutné upravovať). Položky opakovaných príjmov si viete generovať po jednotlivých odberateľoch alebo viacerích odberateľov viete spájať do skupín. Funkciu aktivujte klikom na <Generovať položky automaticky>
Upozornenie
Použitá KVF musí splňať tieto podmienky:
Excel súbor s príponou XLSX alebo XLSM
dáta musia byť umiestnené v 1. záložke súboru
obsahovať riadok (-ky) na ktorom sú textové názvy stĺpcov (hlavička) .
obsahovať dáta podľa jednotlivých faktúr bez medzisúčtov ako súvislý blok dát ukončený prázdnym riadkom
súbor musí obsahovať minimálne tieto položky :
Číslo faktúry
Názov odberateľa
Fakturovaná suma s DPH
Dátum splatnosti
Dátum úhrady
(tento údaj sa vyžaduje len v prípade, ak budete využívať funkciu "Odhad reálnej splatnosti " )
Povinný údaj Nepovinný údaj
Vygenerované položky si prosím skontrolujte a prípadne ďalej upravte alebo doplňte podľa aktuálnych informácii. V prípade chyby viete import opakovať .
Parameter „Zmazať všetky skôr importované záznamy“ zmaže len záznamy pridané automaticky, všetky manuálne vytvorené záznamy ponechá bez zmeny.
Automatický import z KVF je môžné využiť s odstupom času aj na aktualizáciu informácii. Napríklad ak po 6 mesiacoch budete chcieť pridať len nových klientov, cez možnosť „Metóda importu -> Vlastný výber“ a pri ponechaní existujúcich záznamov ich viete individuálne doplniť.
B. Manuálny spôsob. Klikom na tl. <Pridať položku> postupne zadefinujte všetky potenciálne príjmy
(2b) Klikom na ikonu základnej prognózy "30" program zobrazí všetky aktívne položky opakovaných príjmov. V prípade, ak si potrebujete už existujúcu položku znova naeditovať, viete tak urobiť aj priamo z prognózy klikom na ikonu na danom riadku.
Upozornenie
V jednotlivých prognózach sa vám zobrazia len tie položky opakovaných príjmov , ktoré sú označené ako "aktívne".
Funkciu môžete tiež hromadne zapnúť / vypnúť pre všetky aktívne položky ("Zohľadniť/Nezohľadniť opakované príjmy").
Frekvencia výskytu príjmu nemusí byť pravidelná, môžete ju presnejšie definovať v rámci týždňa (napr. Pon-Uto-Pia,.. ) alebo mesiacov (napr. Jan-Nov-Dec,...) . Pre jednotlivé dni v týždni alebo mesiace v roku môžete zadať odlišné sumy.
(3a) Kliknite na ikonu "Opakované výdavky" v hornom menu.
V tomto kroku je potrebné zadefinovať potenciálne výdavky, ktoré sa s určitou frekvenciou budú v budúcnosti vyskytovať. Ide predovšetkým o :
Položky môžete doplniť 2 spôsobmi:
A. Automaticky
B. Manuálne
A. Automaticky spôsob vygeneruje položky opakovaných výdavkov na budúcich 12 mesiacov podľa skutočnosti za uplynulých 12 mesiacov (obdobie ktoré zadáte). Ako zdroj informácii slúži kniha prijatých faktúr (KPF) v Excel formáte (KPF nie je nutné upravovať). Položky opakovaných výdavkov si viete generovať po jednotlivých dodávateľoch alebo viacerích dodávateľov viete spájať do skupín. (napr. A-Dodávatelia materiálu, B-Energie, C-Telekomunikačné služby, .... atď) Funkciu aktivujte klikom na <Generovať položky automaticky>
Upozornenie
Použitá KPF musí splňať tieto podmienky:
Excel súbor s príponou XLSX alebo XLSM
dáta musia byť umiestnené v 1. záložke súboru
obsahovať riadok (-ky) na ktorom sú textové názvy stĺpcov (hlavička) .
obsahovať dáta podľa jednotlivých faktúr bez medzisúčtov ako súvislý blok dát ukončený prázdnym riadkom
obsahovať minimálne tieto položky :
Číslo faktúry
Názov dodávateľa
Fakturovaná suma s DPH
Dátum splatnosti
Dátum úhrady
Povinný údaj Nepovinný údaj
Položky vygenerované automaticky si prosím skontrolujte a prípadne upravte alebo doplnte podľa aktuálnych informácii. V prípade chyby viete import opakovať .
Parameter „Zmazať všetky skôr importované záznamy“ zmaže len záznamy pridané automaticky, všetky manuálne vytvorené záznamy ponechá bez zmeny.
Automatický import z KPF je môžné využiť s odstupom času aj na aktualizáciu informácii. Napríklad ak po 6 mesiacoch budete chcieť pridať len nových dodávateľov cez možnosť „Metóda importu -> Vlastný výber“ a ponechaní predchádzajúcich záznamov ich viete individuálne doplniť.
B. Manuálny spôsob . Klikom na tl. <Pridať položku> postupne zadefinujte všetky potenciálne výdavky
(3b) Klikom na ikonu základnej prognózy "30" program zobrazí všetky aktívne položky opakovaných výdavkov v prognóze. V prípade, že si potrebujete existujúcu položku znova naeditovať, viete tak urobiť aj priamo z prognózy klikom na ikonu editácie na danom riadku.
Rýchly spôsob - Doplňujúce informácie
Uskutočnením krokov 1 - 2 - 3 je program pripravený na generovanie prognóz tzv. Rýchlym spôsobom .
Upozornenie
V jednotlivých prognózach sa vám zobrazia len tie položky opakovaných výdavkov , ktoré sú označené ako "aktívne"
Zobrazovanie môžete tiež hromadne zapnúť / vypnúť pre všetky aktívne položky ("Zohľadniť/Nezohľadniť opakované výdavky")
V tomto kroku program potrebuje mať k dispozícii súbor aktuálnych pohľadávok (4a) . Súbor nie je potrebné upravovať . Pri 1. importe si program uloží jeho štruktúru (4b) a v budúcnosti si ho jednoducho a rýchlo naimportuje (4c)
Môžete využiť:
Upozornenie
Pre všetky 3 vyššie uvedené typy súborov platí , že použitý súbor musí splňať tieto podmienky:
Excel súbor s príponou XLSX alebo XLSM
dáta musia byť umiestnené v 1. záložke súboru
obsahovať riadok (-ky) na ktorom sú textové názvy stĺpcov (hlavička) .
obsahovať dáta podľa jednotlivých faktúr bez medzisúčtov ako súvislý blok dát ukončený prázdnym riadkom
obsahovať minimálne tieto položky :
Číslo faktúry
Názov odberateľa
Neuhradená suma (zostatok k úhrade)
Dátum splatnosti
Dátum úhrady
(tento údaj sa vyžaduje len v prípade, ak budete využívať funkciu "Odhad reálnej splatnosti " )
Povinný údaj Nepovinný údaj
Ukážka súboru:
Po kliku na ikonu "Pohľadávky > Import pohľadávok" zadajte dátum, ku ktorému sú aktuálne Pohľadávky . Následne vyberte vo Vašom počítači súbor, ktorý ste si zvolili v kroku (4a) .
Pri 1. importovaní súboru pohľadávok je potrebné vykonať tzv. "Definíciu pozície dát" vo vstupnom súbore. Slúži nato, aby program poznal štruktúru Vášho súboru ktorú si uloží a v budúcnosti ju už automaticky použije. V spodnej časti okna sa Vám zobrazí ako pomôcka náhľad Vášho súboru. V hornej časti okna postupne doplňte:
- číslo riadku na ktorom sa nachádzajú názvy stĺpcov (napr. 1 )
*** Poznámka: v prípade viacriadkovej hlavičky zvolte riadok, ktorý najlepšie vystihuje názvy stĺpcov
- číslo riadku kde začínajú data (napr. 2 )
Ďalej pomocou náhľadu k súboru (dole) zistite a v hornej časti okna postupne doplňte označenie stĺpcov (A,B,C .... AA,AB,AC...) v ktorých sa nachádzajú požadované položky (Číslo faktúry,Partner, ... Dátum splatnosti,...)
*** Poznámka: Ak sú niektoré položky vo Vašom súbore v zlúčených stĺpcoch , zadajte ten stĺpec, ktorý je pre zlúčenú položku hneď prvý zľava.
Za každou položkou ktorú treba doplniť sa nachádza farebná značka. Po priradení (napr. Čislo faktúry->A; Partner->C; ...) sa Vám v náhľadovom súbore (dole) pre kontrolu automaticky zobrazí v príslušnej farbe ten stĺpec, ktorý ste zadali.
Upozornenie
Definíciu pozície dát vo Vašom Excel súbore treba vykonať len raz (1x) pri prvom načítaní daného súboru. Po 1. zadaní sa jednotlivé parametre uložia a pri ďalšich importoch sa táto definícia automaticky použije (nie je potrebné ju už viac opakovať).
V prípade, že zistíte, že bolo priradenie niektorého stĺpca nesprávne, klikom na tl. <Definícia dát vo vstupnom súbore> môžete definíciu kedykoľvek aktualizovať.
(4c) Import pohľadávok
Klikom na tl. <Spracuj> spustíte načítanie údajov zo vstupného súboru a ich kontrolu. Riadky obsahujúce chybu (napr. chýbajúci dátum splatnosti, číslo faktúry alebo názov odberatela) majú červený podklad. Dvojklikom na príslušný riadok môžete riadky editovať a načítané údaje prípadne zmeniť alebo doplniť.
Ak sú všetky záznamy bez chýb (žiadny zaznam nemá červené pozadie), klikom na tl. <Importuj pohľadávky> spustíte samotný import pohľadávok do programu. Program sa po úspešnom importe automaticky prepne do základnej prognózy "30" kde môžete vidieť načítané pohľadávky.
Poznámka
V prípade faktúr, pri ktorých je riziko, že Vám nebudú čiastočne alebo úplne uhradené je možné v časti "Korekcia pohľadávok" zadefinovať ich korekciu (zníženie) v % alebo €.
V časti "Odhad reálnej splatnosti" na základe platobnej disciplíny klientov môže program automaticky korigovať dohodnutú a predvídať reálnu splatnosť faktúr.
V tomto kroku program potrebuje mať k dispozícii súbor aktuálnych záväzkov (5a) . Súbor nie je potrebné žiadnym spôsobom upravovať . Pri 1. importe si program uloží jeho štruktúru (5b) a v budúcnosti si ho veľmi jednoducho a rýchlo naimportuje (5c)
Použiť môžete :
Upozornenie
Pre všetky 3 vyššie uvedené typy súborov platí , že použitý súbor musí splňať tieto podmienky:
Excel súbor s príponou XLSX alebo XLSM
dáta musia byť umiestnené v 1. záložke súboru
obsahovať riadok (-ky) na ktorom sú textové názvy stĺpcov (hlavička) .
obsahovať dáta podľa jednotlivých faktúr bez medzisúčtov ako súvislý blok dát ukončený prázdnym riadkom
obsahovať minimálne tieto položky :
Číslo faktúry
Názov dodávateľa
Neuhradená suma (zostatok k úhrade)
Dátum splatnosti
Dátum úhrady
Povinný údaj Nepovinný údaj
Ukážka súboru:
(5b) Definícia pozície dát v súbore záväzkov (vykonáva sa len 1 x)
Po kliku na ikonu "Záväzky > Import záväzkov" vyberte dátum, ku ktorému sú aktuálne záväzky . Následne vyberte vo Vašom počítači súbor pre importovanie , ktorý ste zvolili v kroku (5a)
Pri 1. importe je potrebné vykonať tzv. "Definíciu pozície dát" Vášho súboru. V spodnej časti okna máte náhľad súboru , ktorý ste vybrali a slúži pre Vašu kontrolu. V hornej časti okna postupne doplňte:
- číslo riadku, na ktorom sa nachádzajú názvy stĺpcov (napr. 1)
*** Poznámka: v prípade viacriadkovej hlavičky zvolte riadok, ktorý najlepšie vystihuje názvy stlpcov
- číslo riadku, kde sa začínajú dáta (jednotlivé faktúry)
V náhľadovom súbore (dole) zistite a v hornej časti okna postupne doplňte označenie stĺpcov (A,B,C .... AA,AB,AC...) v ktorých sa nachádzajú požadované položky (napr. Číslo faktúry->A, Partner->B; ... Suma s DPH (Zostatok úhrade)->F,...)
Ak sú niektoré položky v zlúčených stĺpcoch , zadajte stĺpec, ktorý je pre zlúčenú položku hneď prvý zľava.
Za každou položkou sa nachádza farebná značka, ktorá Vám v náhľadovom súbore automaticky farebne vyznačí ten stlpec, ktorý ste zadali.
Upozornenie
Definíciu pozície dát vo Vašom Excel súbore treba vykonať len raz (1x) pri prvom načítaní daného súboru. Po 1. definícii sa jednotlivé parametre uložia a pri ďalších importoch sa táto definícia automaticky použije (nie je potrebné ju už viac zadávať) .
V prípade, že zistíte, že bolo priradenie niektorého stĺpca nesprávne, klikom na tl. <Definícia dát vo vstupnom súbore> môžete definíciu kedykoľvek aktualizovať.
(5c) Import záväzkov
Klikom na tl. <Spracuj> spustíte načítanie dát zo vstupného (Excel) súboru a ich kontrolu. Riadky obsahujúce chybu majú červený podklad a sú po dvojkliku editovateľné (chýbajúci dátum splatnosti, číslo faktúry alebo názov dodávateľa). Dvojklikom na príslušný riadok viete položky meniť alebo dopĺňať.
Ak sú všetky záznamy bez chýb (žiadny záznam nemá červené pozadie), klikom na tl <Importuj Zaväzky> spustíte samotný import záväzkov do programu.
Program sa po úspešnom importe automaticky prepne do základnej prognózy "30" kde môžete vidieť načítané záväzky.
Komplexný spôsob - Doplňujúce informácie
Uskutočnením krokov 1 - 2 - 3 - 4 - 5 je program pripravený na automatické generovanie prognóz tzv. Komplexným spôsobom .
- ku ktorému bol zadaný počiatočný stav fin.prostriedkov
- ku ktorému boli importované aktuálne pohľadávky
- ku ktorému boli importované aktuálne záväzky
Program Vás na prípadný rozdiel v dátumoch upozorní:
Poznámka
V prípade faktúr, pri ktorých predpokladáte, že nebudú z Vašej strany čiastočne alebo úplne uhradené je možné v časti "Korekcia záväzkov" zadefinovať ich korekciu (zníženie) v % alebo €.
Môžete si kedykoľvek stiahnuť bezplatnú 7 dňovú verziu PREMIUM. Základné vlastnosti tejto verzie :
Po vyexpirovaní 7-dňovej bezplatnej verzie (Trial) sa program automaticky prepne len do tzv. treningovej verzie ( Demo verzia s cvičnými datami)
Upozornenie
Každá verzia (BASIC, STANDARD, PREMIUM) obsahuje aj tzv. tréningový režim. Ten obsahuje aj cvičné údaje, ktoré môžete meniť a doplňať, aby ste si vyskúšali funkcionalitu programu. Po ukončení programu budú data z tréningového režimu vymazané.
V prípade, ak máte nainštalovanú bezplatnú 7 dňovú verziu PREMIUM vo Vašom počítači a rozhodnete sa zakúpiť si plnefunkčnú verziu (BASIC, STANDARD, PREMIUM) stačí zadať do programu len licenčný kľúč , ktorý od nás obdržíte po uskutočnení objednávky. ( Nastavenia > Licenčný kľúč )
Program je navrhnutý univerzálne a je pritom úplne jedno, v akom odvetví vaša firma pôsobí. Využiť ho môžu napríklad: - obchodné, výrobné, stavebné alebo dopravné spoločnosti
- účtovné, právne, poradenské alebo servisné firmy
- hotely, reštaurácie, maloobchodné predajne,... atď.
Program je vhodný i pre startup napríklad na prípravu finančného plánu.
Áno, do prognóz môžte v reálnom čase vstupovať a interaktivne ich upravovať.
Číselné polia (aj prázdne ) v prognóze ktoré po nábehu myšou majú modrý podklad sú ďalej manuálne editovatelné. Klikom na tieto polia sa Vám zobrazí editovacie okno a môžte ďalej :
- meniť sumy položiek (záznamov)
- meniť dátum splatnosti
- doplňať komentár
- pridávať nové položky (záznamy)
Program si zmeny, ktoré vykonáte ukladá a pokial sa týkajú sledovaného obdobia tak ich aj zobrazí .
Bunky v prognóze, pri ktorých došlo k manuálnym vstupom zmenia svoje pozadie z bielej na béžovú farbu. Zmeny ktoré vykonáte sa prejavia okamžite a prognóza sa aktualizuje v reálnom čase.
Upozornenie
Ak v prognóze manuálne zmeníte existujúcu alebo pridáte novú položku (údaj), je z pohľadu programu vnímaná takáto operácia ako krok s najvyššou priroritou t.z. , že tieto manuálne položky (majú béžový podklad) budú presne ako ich zadáte a pri zmene parametrov alebo nastavení sa nezmenia. ( nebude sa na nich uplatňovať napr. odhad reálnej splatnosti, korekcia atď.)
Poznámka
V závislosti od typu licencie (Basic,Standard,Premium) máte prístupné aj jednotlivé prognózy (30,90,365). Ak máte napr. licenciu "Premium" s prístupom na všetky 3 prognózy a vykonáte manuálny zásah v ktorejkoľvek z nich, zmena sa automaticky zobrazí vo všetkých 3 prognózach.
Program v rámci prognózy zobrazuje presne vymedzený časový úsek. Manuálne vstupy ktoré sa odvolávajú dátumom splatnosti na obdobie PRED alebo PO prognóze si program ukladá, ale zobrazí Vám ich len vtedy , pokial budú v rámci prognózovaného obdobia.
Priklad:
Dátum začiatku Vašej prognózy je 10.6.2019. Na základe informácie od klienta o meškaní úhrady faktúry ste manuálne posunuli splatnosť faktúry z 15. 6. 2019 na 20. 7.2019. V tomto prípade:
- pri prognóze "30" ktorá pokrýva 30 dní sa daná faktúra nezobrazí, pretože táto Vaša zmena nepatrí do obdobia tejto prognózy (10.6.19 - 10.7.19)
- pri prognóze "90", obdobie ktoré pokrýva táto prognóza je : 10.6. 19 - 10.9.19 v tomto prípade uvidíte danú faktúru s dátumom 20.7.19
Program nie je závislý od konkrétneho ekonomického softwaru. Vie pracovať úplne samostatne alebo vie flexibilne cez Excel rozhranie využiť data z rôznych zdrojov (súbor exportovaný z ekonomického programu alebo vlastný excel súbor, atď...)
Prognózu môžte vytvoriť ku akémukoľvek dňu.
Kedže finančná situácia sa vo firmách neustále mení, reálnosť prognóz závisí aj od toho, ako často dochádza vo Vašej spoločnosti ku zmene vstupných informácii s ktorými prognóza pracuje a ktoré ovplyvňujú cash flow (úhrady faktúr, vystavovanie faktúr, jednorázové výdavky, náhodné príjmy a pod.) .
Doporučujeme preto pracovať s programom priebežne, aby ste prognózu mali stále aktuálnu a mohli ju tak využívať pri svojom rozhodovaní.
Poznámka
S prognózou viete pracovať a aktualizovať ju aj manuálne. Priamym vstupom do prognózy a zaevidovaním rôznych jednorázových výdavkov (poskytnuté / prijaté zálohy, jednorázové nákupy, vklady a pod.) alebo korekciou existujúcich položiek (DPH, mzdy,..) viete mať prognózu aktuálnu.
Potrebné informácie závisia od spôsobu prípravy prognóz, ktorý si zvolíte (A. Rýchly spôsob: 1-3 ; B. Komplexný spôsob: 1-5) :
1. Počiatočný stav finančných prostriedkov v banke a pokladni. Informácie sa zadávajú manuálne priamo do programu vždy ku dňu začiatku prognózy.
2. Opakované príjmy. Informácie sa definujú priamo v programe. Definujú sa len raz a v pripade potreby sa aktualizujú.
3. Opakované výdavky . Informácie sa definujú priamo v programe. Definujú sa len raz a v prípade potreby sa aktualizujú.
4. Pohľadávky ku dňu prognózy. Tieto informácie nie sú viazané na žiadny konkrétny ekonomický softvér. Pohľadávky môžu pochádzať z akéhokoľvek zdroja, ktorý poskytuje pohľadávky v Excel súbore (formát: XLSX, XLSM ). Importujú sa do programu.
5. Záväzky ku dňu prognózy. Tieto informácie nie sú viazané na žiadny konkrétny ekonomický softvér. Záväzky môžu pochádzať z akéhokoľvek zdroja, ktorý poskytuje záväzky v Excel súbore (formát: XLSX, XLSM ). Importujú sa do programu.
Program pracuje s kategóriou "peniaze" a preto všetky sumy treba vnímať ako príjem alebo výdaj. Teda buď ide o príjem ktorý obdržíte (napr. príjem tržby, prijatá úhrada faktúry, vrátenie poskytnutej pôžičky,..) alebo výdavok, ktorý budete musieť uhradiť (napr. úhrada faktúry dodávateľovi, odvod poistného, platba nájomného, ... ) .
Ak ste plátcom DPH všetky sumy ktoré podiehajú DPH treba uvádzať S DPH (napr. úhrada faktúry) Ak suma nepodlieha DPH treba ju uvádzať bez DPH (napr. splátka úveru).
Prognózované obdobie je obdobie, ktoré časovo pokrýva celú prognózu (-y) . Toto obdobie začína vždy dňom začiatku prognózy (D) a pokrýva :
Poznámka
Obdobie PRED prognózovaným obdobím je obdobie pred dňom začiatku prognózy (D-1, D-2;D-3, .....).
Obdobie PO prognózovanom období je v prípade verzie:
Program je vhodný aj pre tzv. start up . Použite tzv. "Rýchly spôsob" prípravy prognóz , kde si viete nasimulovať ako sa z finančného hľadiska môže Váš projekt vyvíjať. Priebežne si viete svoju finančnú situáciu aktualizovať.
Program na základe platobnej disciplíny klientov odhadne reálnu splatnosť faktúr oproti dohodnutej splatnosti. Táto funkcia je označená ako Odhad reálnej splatnosti a môže fungovať automaticky alebo manuálne.
Ak chcete, aby program automaticky odhadol reálnu splatnosť faktúr potom :
1. zapnite použitie tejto funkcie : "Použiť odhad reálnej splatnosti" (Pohľadavky > Odhad reálnej splatnosti )
2. vyberte, ktorá metóda výpočtu sa má uplatniť : median-aritmeticky priemer-minimum-maximum (odporučaná metóda : median)
Ak si zvolíte manuálne nastavenie potom:
1. Zapnite použitie tejto funkcie: "Použiť odhad reálnej splatnosti" (Pohľadavky > Odhad reálnej splatnosti )
2. "Pre odhad reálnej splatnosti použiť metódu", označte: Manuálne nastavenie
3. Klikom na konkrétneho odberatela otvorte editačné okno. V ňom priamo v položke "Manuálne nastavenie" doplnte, o koľko dní sa má splatnosť faktúr pre konkrétneho klienta posunúť (+/-) oproti dohodnutej splatnosti.
Upozornenie
V prípade , ak chcete využívať pri tejto funkcii automaticky výpočet ( metódy 1-4 ) je potrebné poskytnúť pri importe pohladávok aj údaj "Dátum úhrady". V tomto prípade doporučujeme, aby kniha vydaných faktúr obsahovala informácie o faktúrach a ich úhradách aspoň za posledné 3 mesiace .
Program pri importe pohľadávok automaticky generuje parametre pre odhad reálnej splatnosti a tiež aktualizuje zoznam partnerov. Preto doplnenie parametra pre manuálne nastavenie pri tejto funkcii je možné len u partnerov, ktorí existujú v importovaných pohľadávkach.
Áno, je možné manuálne meniť sumu, splatnosť a pridávať komentár faktúry. Môžte klikom na danú bunku v prehľade editovať faktúry pre daný deň (týždeň) a posunúť manuálne napr. splatnosť oproti pôvodnej definícii. Program si pamätá deň, ktorý bol pôvodný a zapiše si aj deň na ktorý ste splatnosť posunuli.
Upozornenie
Všetky manuálne vstupy užívateľa majú najvyššiu prioritu t.z. , že ak vykonáte zmenu pri konkrétnej faktúre (napr. zmena splatnosti), program pri opakovanom importe pohľadávok "ignoruje" pohľadávku s rovnakým číslom faktúry a rovnakým odberateľom z importovaného súboru a vždy zobrazí tú faktúru , ktorú ste manuálne upravili .
Poznámka
Ak potrebujete vyjadriť náhodný (jednorázový) príjem , použite blok "Počiatočný stav" - riadok "Banka" alebo "Pokladňa" v hornej časti a priamo manuálne zadajte nový príjem so znamienkom (+)
Ak sa dohodnete s klientom, že faktúru Vám bude uhrádzať na základe splátkového kalendára, je potrebné "ignorovať" pohľadávku ktorá sa importuje a aktivovať ju cez tzv. opakované príjmy. Postupujte nasledovne:
1. v časti " Korekcia pohľadávok " doplnte číslo faktúry a výšku (% alebo sumou) ktorá sa má pri spracovaní ignorovať
2. v sekcii "Opakované príjmy" zadefinujte splátkový kalendár, ktorý ste si dohodli s klientom
Program po zadani vyššie uvedených parametrov zmeni aktuálnu prognozu
Pohľadávky pri ktorých je riziko, že nebudú uplne alebo čiastočne uhradené je možné v programe definovať cez tzv. korekciu pohľadávok. V sekcii " Korekcia pohľadávok " doplnte číslo faktúry , partnera a výšku ( vyjadrite % alebo sumou ) o koľko sa má suma pre túto faktúru znižiť . Po zadaní týchto parametrov program automaticky prispôsobí prognózu.
Upozornenie
Pri zadaní korekcie si prosím skontrolujte, či je číslo faktúry a názov odberatela ktorý zadáte zhodný s údajmi ktoré vediete v evidencii vydaných faktúr. Venujte prosím pozornosť aj obdobiu na ktoré sa má táto korekcia uplatniť (Od-Do)
Poznámka
Táto funkcia slúži na vyjadrenie tzv "opravných položiek" ktoré sa tvoria v účtovníctve k pohľadávkam. Pri využití tejto funkcie bude program automaticky korigovať výšku zadanej pohľadávky pri každom importe pohľadávok do programu.
Pohľadávky po splatnosti (Pohľadávky, ktorých splatnosť uplynula pred dňom začiatku prognozy) sa zobrazujú hned v prvom stlpci ako kumulovaná hodnota pri položke "Splatné PRED prognózou"
Klikom na túto položku sa Vám v editačnom okne zobrazí podrobný zoznam všetkých pohľadávok po splatnosti.
Vyhľadajte položku (faktúru) ktorú chcete preradiť do sledovaného obdobia v rámci prognózy a klikom vyvoláte podrobnú editáciu. Zmente jej splatnosť na požadovaný dátum. Faktúra sa zobrazi v prognóze podľa zadaného dátumu splatnosti a celá prognóza sa automaticky zaktualizuje.
Definicia dát vo vstupnom súbore slúži ako šablóna, podľa ktorej program hľadá vo Vašom vstupnom Excel súbore potrebné údaje. Pri 1. importe je potrebné doplniť, kde vo vstupnom súbore sa nachádza :
V spodnej časti okna sa Vám ako pomôcka zobrazí náhľadové okno Excel súboru pre ktorý je potrebné vykonať definiciu. Za každou položkou ktorú treba zadať sa nachádza farebná značka, ktorá Vám v náhľadovom súbore (dole) zobrazuje v príslušnej farbe hodnoty, ktoré ste zadali.
Upozornenie
Venujte prosím zvýšenú pozornosť tejto časti a veľmi pozorne zadávajte požadované hodnoty. Podľa toho, ako zadáte jednotlivé parametre pre načitavanie (príslušné riadky a stlpce) vykoná program import dát. V prípade , ak zadáte nesprávny stlpec alebo riadok môže to viesť k chybe alebo k načítaniu nesprávných údajov.
Program si zadané parametre uloží. Pri opakovaní importu zo súboru s rovnakou štruktúrou automaticky použije túto definíciu. Ak vyberiete iný súbor ( s inou štruktúrou dát) , program Vás vyzve, aby ste aktualizovali definíciu .
Rozhodujúci dátum pre členenie pohľadávok podľa veku je deň, ku ktorému začína prognóza. Všetky pohľadávky s ktorými program pracuje sa členia do 3 základných pásiem:
Ku aktualizácii pohľadávok dochádza vždy pri novom importe. Program načítaním súboru nových (aktuálnych) pohľadávok zmaže všetky staré záznamy (faktúry).
Upozornenie
Program pri importe vymaže všetky staré (neaktuálne) pohľadávky okrem tých, ktoré boli manuálne menené alebo pridané (tzv. manuálne vstupy). V prípade duplicity, ak pri opakovanom importe sa číslo faktúry a názov partnera v importovanom súbore zhoduje s číslom faktúry a názvom už existujúcim v programe ktorý bol Vami editovaný alebo pridaný (manuálny zaznam), program zobrazí len Váš záznam
Program automaticky sleduje zhodu medzi položkami opakovaného príjmu (OP) pre klienta a jeho pohľadávkami. Zhoda sa sleduje medzi názvom partnera v pohľadávkach a názvom položky v OP. (medzery, malé a veľké pismená sa ignorujú ) Ak dôjde k zhode, program zobrazí pohľadávky v plnej výške a automaticky poníži odhad pre daného klienta v OP o sumu pohľadávok v danom mesiaci a pri položke OP zobrazi symbol, ktorý nato upozorňuje.
Opakované príjmy (OP) vyjadrujú v podstate 2 skupiny príjmov :
1. očakávané príjmy, ktoré sa v istej frekvencii budú opakovať a nie sú vyjadrené faktúrami (nefakturujú sa). Môže ísť napríklad o :
o splácanie pôžičiek, ktoré poskytla firma zamestnancom,
vratky DPH vyplývajúce z nadmerných odpočtov,
tržby podľa jednotlivých predajní a pod.
2. odhad očakávaných príjmov podľa jednotlivých klientov za mesiac spolu (odhad sumy platieb inkasových od odberateľov mesačne)
Sezónnosť resp. sezónne príjmy (napr. v prípade predajní, reštaurácii, hotelov a pod.) je možné definovať 2 spôsobmi:
Poznámka
Ak potrebujete napriklad zadefinovať kombinovanú sezónnosť t.z. aj v týždni aj počas niekoľkých mesiacov , napr. sezónnosť typu Pon-Pia a Sob-Ned a súčasne sezónnosť počas letného a zimného obdobia, potom treba vytvoriť 2 samostatné položky (týždenná frekvencia) ktoré treba definovať časovo Od-Do :
- Tržby Pon-Ned Leto (napr. od 30.4. do 20.10.)
- Tržby Pon-Ned Zima (napr. od 21.10. do 29.4. nasleduj.roka)
Poradie zobrazenia položiek v prognóze zmeníte nasledovne:
1. kliknite na ikonu "Opakované príjmy"
2. kliknite na položku, ktorej pozíciu chcete zmeniť
3. opakovaným klikom na tl. <Posunúť položku hore> alebo <Posunúť položku dole> presuniete položku na požadovanú pozíciu
Ak máte v opakovaných príjmoch (OP) pre každého odberateľa (klienta) vytvorený samostatný odhad príjmov (mesačne) a postupujete tzv. Komplexným spôsobom (importujete aj aktuálne pohľadávky) , program automaticky sleduje zhodu medzi položkami opakovaného príjmu (OP) príslušnými pohľadávkami. Zhoda sa sleduje medzi názvom partnera v pohľadávkach a názvom položky v OP. (medzery, malé a veľké pismená sa ignorujú ) Ak dôjde k zhode názvu, program automaticky poníži odhad pre daného klienta v OP o sumu pohľadávok v danom mesiaci a zobrazi symbol, ktorý nato upozorňuje.
Postupujte nasledovne:
1. Na riadku "Pokladňa" alebo "Banka", v prislušnom stlpci ( deň kedy došlo ku vkladu) klikom na bunku aktivujete editačné okno.
2. Kliknite na tl. "Vytvoriť novú položku" a doplnte údaje ohľadom vkladu. Kedže ide o príjem, sumu treba uviesť so znamienkom (+)
Náhodné výdavky (napr. nákup kancelárskych potrieb, záloha na služobnú cestu a pod.) môžte zadať priamo v prognóze v sekcii "Peňažné prostriedky" nasledovne:
1. Na riadku "Banka" alebo "Pokladňa" kliknite na príslušný deň v ktorom výdavok vznikne
2. Kliknite na tl. <Vytvoriť novu položku> a doplnte príslušné údaje o výdavku. Kedže ide o výdavok, sumu treba uviesť so znamienkom (-)
Klikom na položku "Banka" v hornej časti prognózy v príslušný deň nákupu pridajte novu položku a doplnte údaje o nákupe . Kedže ide o výdavok , sumu je potrebné zadať so záporným znamienkom (-)
Ak využívate kontokorentný úver v banke, môžte to vyjadriť 2 spôsobmi :
Disponibilný zostatok vyjadrí, koľko máte ešte finančných prostriedkov k dispozícii v banke bezohľadu na ich zdroj. Suma ktorú zadáte bude so znamienkom (+)
2. ako počiatočný stav uvedte zostatok vlastných finančných prostriedkov (+), prípadne výšku čerpania kontokorentu (-)
Ide o opatrnejší prístup. Zadaná suma môže byť so znamienkom (+) alebo (-) :
Stav finančných prostriedkov v banke resp. pokladni ktorý zadávate ku dňu začiatku prognózy má byť presne konečný zostatok k tomuto dňu. Táto informácia je v prípade banky dostupná z bankového výpisu spravidla nasledujúci kalendárny deň.
Upozornenie
Zo stavom finančných prostriedkov v banke (pokladni) ktorý zadáte ku dňu začiatku prognózy súvisí aj stav pohľadávok a záväzkov ktoré sa importujú do programu . Rovnako aj stav pohľadávok a záväzkov má byť zadaný ako konečný zostatok k danému dňu - všetky pohľadávky a záväzky ktoré boli uhradené v tento deň už nemajú byť súčasťou aktuálnych pohľadávok a záväzkov, pretože ako príjem (+) alebo výdaj (-) už ovplyvnili konečný zostatok v banke.Príkla:
Postupujte nasledovne:
1. V hornom menu kliknite na ikonu "Počiatočný stav" . Vyberte dátum, ku ktorému budú zadané počiatočné stavy
2. Doplnte aktuálny stav finančných prostriedkov ( banka, h
otovosť, iné peňažné prostriedky) a kliknite na <Uložiť>
3. Klikom na prognózu 30 ( 90, 365, podľa licencie) sa Vám zobrazí prognóza s aktualizovaným stavom
Upozornenie
Dátum začiatku prognózy a dátum, ku ktorému zadávate stav finančných prostriedkov musia byť zhodné. V prípade, že sa tieto 2 dátumy nezhodujú, program zobrazi upozornenie:
Áno, je možné manuálne meniť sumu, splatnosť a komentár faktúry. Klikom na danú bunku môžte v prehľade editovať faktúry pre daný deň (týždeň) a posunúť manuálne napr. splatnosť . Program si pamätá deň, ktorý bol pôvodný a zapiše si aj deň na ktorý ste splatnosť posunuli.
Upozornenie
Všetky manuálne vstupy užívateľa majú najvyššiu prioritu t.z. , že ak vykonáte zmenu pri konkrétnej faktúre (napr. zmena splatnosti), program pri opakovanom importe záväzkov "ignoruje" záväzok s rovnakým číslom faktúry a rovnakým dodávateľom z importovaného súboru a vždy zobrazí tú faktúru , ktorú ste manuálne upravili .
Poznámka
Ak potrebujete vyjadriť náhodný (jednorázový) výdavok , môžte vstúpiť na riadok "Banka" v hornej časti (blok "Peňažné prostriedky") a priamo manuálne zadať nový výdavok so znamienkom (-)
Záväzky po splatnosti (Záväzky PRED prognózou - záväzky, ktorých splatnosť uplynula pred dňom začiatku prognózy) sa zobrazujú hneď v prvom stlpci ako kumulovaná hodnota.
Klikom na túto položku sa Vám v editačnom okne zobrazí podrobný zoznam všetkých záväzkov po splatnosti.
Vyhľadajte položku (faktúru) ktorú chcete preradiť do sledovaného obdobia v rámci prognózy a dvojklikom vyvoláte podrobnú editáciu. Zmente jej splatnosť na požadovaný dátum. Faktúra sa zobrazi (preradí) v prognóze podľa zadaného dátumu splatnosti.
K aktualizácii záväzkov dochádza vždy pri novom importe. Program načítaním súboru nových (aktuálnych) záväzkov zmaže všetky staré záznamy.
Upozornenie
Program pri importe vymaže všetky pôvodné záväzky okrem tých, ktoré boli manuálne menené alebo pridané (tzv. manuálne vstupy).
V prípade duplicity, ak pri opakovanom importe sa číslo faktúry a názov partnera v importovanom súbore zhoduje s číslom faktúry a názvom už existujúcim v programe (manuálny zaznam), program zobrazí len tento Váš záznam.
Program automaticky sleduje zhodu medzi položkou opakovaného výdavku (OV) pre dodávateľa a jeho záväzkami. Zhoda sa sleduje medzi názvom dodávateľa v záväzkoch a názvom položky v OV. (medzery, malé a veľké písmená sa ignorujú ) Ak dôjde k zhode, program zobrazí záväzok v plnej výške a automaticky poníži odhad pre daného partnera v OV o sumu záväzkov v danom mesiaci a pri OV zobrazi symbol, ktorý nato upozorňuje.
Opakované výdavky (OV) vyjadrujú v podstate 2 druhy výdavkov:
1. očakávané výdavky, ktoré sa v istej frekvencii budú opakovať a nie sú vyjadrené faktúrami (nefakturujú sa). Môže ísť napríklad o :
2. odhad výdavkov podľa jednotlivých dodávateľov po mesiacoch (odhad sumy platieb uhrádzaných dodávateľom mesačne)
Upozornenie
V niektorých prípadoch (DPH, mzdy, odvody poistného do sociálnej a zdravotnej poistovne,...atď) je presná výška známa zvyčajne na základe konkrétneho výpočtu až po skončení mesiaca. V týchto prípadoch je potrebné sumy zadať len odhadom. Pri odhade môžte vychádzať napr. zo sumy za rovnaký mesiac minulého roka, priemeru za posledný štvrťrok a pod. Ak je už známa presná suma, priamym manuálnym vstupom je možné zmeniť odhad na presnú sumu. Túto sumu si program odpamätá a použije ju aj pre rovnaký mesiac budúceho roka.
DPH (ale napr. aj mzdy, odvody poistného a pod) nie je možné v prognóze vyjdriť presne, pretože musia byť vždy za príslušné obdobie vypočítané. Je možné na tieto položky ale vytvoriť približný odhad napríklad tak , že sa použije priemer za uplynulé mesiace, použije sa porovnateľný mesiac minulého roka, a pod. Ak je medziročny vývoj Vašej firmy porovnateľný, môžete napr. sumy DPH (mzdy, poistné,...) minulého roka (skutočnosť) zadať v rámci jednotlivých mesiacov opakovaných výdavkov (OV) , čim sa stanú dobrým základom pre prognózu budúceho roka.
Ak je v prípade DPH už známa presná výška daňovej povinnosti (napr. 20. deň nasledujúceho mesiaca) , priamym klikom na riadku "DPH" (OV) naeditujte záznam a zmente predpokladanú sumu DPH na presnú sumu .
Upozornenie
Ak si DPH vediete len ako jednu položku OV, podľa toho, či ide o daňovú povinnosť (DP) alebo nadmerný odpočet (NO), uveďte sumu DPH s príslušným znamienkom:
- daňová povinnosť (DP) : (+)
- nadmerný odpočet (NO) : (-)
ale
Ak potrebujete zadať opakované výdavky so štvrťročnou frekvenciou (napr. najomné, preddavky, atď) zvolte mesačnú frekvenciu a označte len tie mesiace, v ktorých sa má zrealizovať štvrťročná platba napr. Mar - Jun - Sep - Dec
Poradie zobrazenia položiek v prognóze zmeníte nasledovne:
1. kliknite na ikonu "Opakované výdavky"
2. kliknite na položku, ktorej pozíciu chcete zmeniť
3. opakovaným klikom na tl. <Posunúť položku hore> alebo <Posunúť položku dole> presuniete položku na požadovanú pozíciu
V prognóze sa Vám potom položky zobrazia v rovnakom poradí, v ako ich vidíte (nastavíte) v sekcii "Opakované výdavky"
Ak máte v opakovaných výdavkoch (OV) pre každého dodávateľa vytvorený samostatný dlhodobý odhad výdavkov a importujete aj aktuálne záväzky, program automaticky sleduje zhodu medzi odhadom opakovaného výdavku (OV) pre dodávateľa a jeho záväzkami. Zhoda sa sleduje medzi názvom dodávateľa v záväzkoch a názvom položky v OV. (medzery, malé a veľké písmená sa ignorujú ) Ak dôjde k zhode, program automaticky poníži odhad pre daného partnera v OV o sumu záväzkov v danom mesiaci a zobrazi na danom riadku OV symbol , ktorý nato upozorňuje.
Licenčný kľuč (LK) je špeciálny identifikátor, ktorý slúži na jednoznačnú identifikáciu Vás ako užívateľa programu a sprístupnenie služieb ktoré ste si u nás objednali. LK je trvalo priradený ku konkrétnemu užívateľovi programu. Ak sa v budúcnosti rozhodnete napr. prejsť na inú verziu programu, LK nie je potrebné znova opakovane zadávať do programu, pretože sa aktualizuje automaticky. Licenčný kľúč obdržíte od nás po objednaní požadovanej verzie programu mailom ( je potrebné zadať ho do programu - sekcia "Nastavenia").
Upozornenie
Program po spustení vyžaduje trvalé internetové pripojenie na overenie LK. V prípade , že internetové pripojenie nie je k dispozícii, program sa automaticky prepne do DEMO režimu.
Ak chcete pokračovať v používaní existujúcej licencie k programu , stačí ak uhradíte sumu za licenciu na ďalšie obdobie na základe výzvy ktorú Vám zašleme mailom. Nemusíte vykonávať žiadne iné kroky.
Postupujte nasledovne:
Upozornenie
V programe nie je potrebné nič meniť ani zadávať. Licenčný kľúč zostáva platný. Po obdržaní úhrady sa Vám automaticky sprístupnia všetky funkcie podľa novej objednávky.
Po spustení programu prejdite do sekcie "Nastavenia" , možnosť "Licenčný kľúč" . Do vstupného okna zadajte (prekopírujte) licenčný kľuč ,ktorý ste od nás obdržali mailom :
Následne klinite na tl <Uložiť> . Po zapísaní licenčného kľúča Vás program vyzve na reštart. Po ukončení programu a jeho opakovanom spustení budete mať prístupné všetky prognózy a funkcie podľa Vašej objednávky.
Upozornenie
Licenčný kľúč je priradený konkrétnemu užívateľovi. V prípade zmeny verzie programu sa licenčný kľúč nemení a nie je nutné ho nikam znova zadávať (aktualizuje sa automaticky) .
Počas práce s programom prebieha overovanie platnosti licenčného kľúča, preto je potrebné mať k dispozícii trvalé internetové pripojenie.
Verzia programu s označením "180" (Basic 180, Standard 180, Premium 180) umožňuje používať program v trvaní 180 kalendárnych dní, verzia s označením "365" (Basic 365, Standard 365, Premium 365) umožňuje používať program 365 kalendárnych dní.
Poznámka
Ak si zakúpite verziu "180" a chcete je používať napr. 1 rok je potrebné ju po 180 dňoch predlžiť . Je preto aj cenovo výhodnejšie si priamo zakúpiť verziu "365".
Výber aktuálnej firmy vykonáte v sekcii "Nastavenia" . Kliknite na príslušnú firmu v stlpci "Aktívna" a potvrdte tl. <Uložiť>.
Upozornenie
Maximálny počet firiem ktoré môžte spracovávať v jednom programe je 16 (objednať si môžte licenciu na spracovanie maximálne 15 firiem. Ak si objednáte licenciu pre spracovanie aspoň 2 firiem, v tom prípade licenciu na spracovanie 1 firmy získate vždy navyše bezplatne, )
Každá verzia programu obsahuje aj tzv . DEMO verziu (Demo firma). Táto možnosť slúži len na testovanie, prípadne vyskúšanie si nových funkcii alebo prípadov. Keď pracujete s programom, skontrolujte, či máte správne nastavenú firmu s ktorou chcete pracovať.
Poznámka
Klikom na názov firmy si môžte naeditovať a doplniť presný názov. Príslušný názov aktuálne vybranej firmy sa zobrazí vždy v záhlaví každej prognózy.
Názov aktuálnej firmy vykonáte v sekcii "Nastavenia" .
Klikom priamo na názov firmy si ho môžte naeditovať a doplniť presný názov .
Poznámka
Názov aktuálne vybranej firmy sa zobrazí vždy v záhlaví každej prognózy. V nastaveni okrem "Demo firmy" ktorá slúži len na testovanie, nájdete aj zoznam ďalších firiem , ktorých počet zodpovedá zakúpenej licencii (max.15) .
